Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO) informujemy, iż:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych - jako zarejestrowanego Uczestnika Akcji Grywalizacja prowadzonej i obsługiwanej przez administratora - jest Stowarzyszenie Miłośników Erpegów i Fantastyki z siedzibą w Łodzi pod adresem 90-113 Łódź, ul. Traugutta 18 lok. 302, zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000241615, zwane dalej Stowarzyszeniem . Kontakt z administratorem jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail smf.lodz@gmail.com lub pisemnie na wskazany wyżej adres siedziby administratora.
We wszystkich sprawach z zakresu ochrony danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się również z wyznaczonym przez administratora Inspektorem Ochrony Danych. Taki kontakt może się odbyć za pośrednictwem adresu e-mail: saempire@toya.net.pl lub pisemnie na wskazany wyżej adres siedziby administratora - z dopiskiem "Dla Inspektora Ochrony Danych".
2) administrator przetwarza Pani/Pana dane wyłącznie w celu umożliwienia Pani/Panu aktywności jako Uczestnika prowadzonej przez administratora inicjatywy "Akcja Grywalizacja" znajdującej się pod adresem
http://smerf.e-kei.pl/grywalizacja, stosownie do zamieszczonego również pod tym adresem regulaminu tej akcji. Przetwarzamy przede wszystkim dane niezbędne dla rejestracji i aktywnego działania Uczestnika "Akcji Grywalizacja", czyli adres e-mail oraz pseudonim (login uczestnika), celem umożliwienia przekazania Uczestnikom wszelkich istotnych dla nich informacji, w szczególności dotyczących aktualnych rankingów i osiągnięć oraz przyszłych edycji "Akcji Grywalizacja". Przetwarzamy również dane w zakresie imienia, nazwiska, o ile po zarejestrowaniu się w "Akcji Grywalizacja" Uczestnik je (dobrowolnie) podał. Dane te umieszczone są w systemach informatycznych administratora danych i odpowiednio zabezpieczone, a Uczestnicy są identyfikowani dla potrzeb akcji na podstawie loginu.
3) administrator jest typową organizacją non-profit i nie prowadzi działalności gospodarczej, w związku z czym nie przekazujemy Pani/Pana danych osobowych w celach niezwiązanych z funkcjonowaniem "Akcji Grywalizacja", np. reklamowych lub dotyczących promocji. Równocześnie jako Stowarzyszenie osób o podobnych zainteresowaniach administrator wspiera i aktywnie uczestniczy - często jako organizator lub współorganizator - w różnych lokalnych i regionalnych inicjatywach, imprezach i wydarzeniach związanych ze swoją działalnością statutową. Zdjęcia z nich mogą być umieszczone przez administratora na jego oficjalnej stronie internetowej - http://www.smerf.fero.pl/ - lub na stronie poświęconej organizowanej i obsługiwanej przez administratora imprezie Łódzki Port Gier, w czasie której rozstrzygane są konkursy Uczestników "Akcji Grywalizacja". W wydarzeniach takich uczestniczą często także Uczestnnicy "Akcji Grywalizacja" i może się zdarzyć, że na niektórych zdjęciach dokumentujących takie imprezy czy wydarzenia pojawi się ich wizerunek Uczestnika (dane biometryczne). Jednakże zdjęcia te umieszczane są wyłącznie w celach archiwizacyjnych dokumentujących historyczną działalność administratora i nie są w żaden sposób powiązane przez administratora z przechowywanymi i przetwarzanymi przez niego danymi osobowymi Uczestników "Akcji Grywalizacja". Dlatego w rozumieniu niniejszej Informacji na zdjęciach takich Uczestnik występuje jako osoba anonimowa, której wizerunek widniejący na zdjęciu nie jest w żaden sposób powiązany z jej danymi - jako Uczestnika "Akcji Grywalizacja" - osobowymi przechowywanymi i przetwarzanymi przez administratora. Dlatego z tego względu administrator nigdy nie umieszcza - bez zgody fotografowanych osób - na lub przy takich zdjęciach żadnych informacji o danych tych osób, które ewentualnie mogłyby posłużyć ich identyfikacji, jak np. imię, nazwisko czy pseudonim.
4) nie przetwarzamy danych genetycznych, ani dotyczących zdrowia Uczestników "Akcji Grywalizacja", a w odniesieniu do treści zamieszczonych punkcie 3 niniejszej Informacji dla Uczestnika administrator oświadcza również, że Pani/Pana dane nie są przez niego udostępniane innym podmiotom, zarówno krajowym, jak i zagranicznym;
5) Pani/Pana dane osobowe są przechowywane i przetwarzane przez cały czas aktywnego uczestniczenia w "Akcji Grywalizacja". Każdy Uczestnik może złożyć rezygnację z uczestnictwa w niej i w takiej sytuacji jego Konto Uczestnika zostanie zamknięte, a adres e-mail usunięty z bazy danych administratora. Natomiast wszelkie dotyczące go wcześniej treści na stronie "Akcji Grywalizacja" takie jak miejsca w rankingach w porównaniu do innych Uczestników, zdobyte osiągnięcia - w czasie gdy był aktywnym Uczestnikiem - nie będą usuwane i pozostaną widoczne dla innych Uczestników;
6) posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Jednakże cofnięcie zgody na przetwarzanie danych może być równoznaczne z rezygnacją z w inicjatywie "Akcja Grywalizacja", jak to opisano w punkcie 5.
7) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznacie Państwo, iż przetwarzanie przez nas danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) lub inne przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych;
8) wszystkie posiadane dane zabezpieczamy przed niepowołanym dostępem osób trzecich. W stosunku do plików komputerowych używamy haseł dostępu. Dostęp do danych osobowych posiadają tylko uprawnione osoby i tylko w niezbędnym zakresie, zaś dokumenty w postaci papierowej - przechowywane są w miejscach fizycznie zabezpieczonych przed dostępem nieupoważnionych osób trzecich.