ŁÓDZKI PORT GIER

REGULAMIN WYPOŻYCZANIA GIER

 

Niniejszy Regulamin określa zasady wypożyczania gier osobom uczestniczącym – zwanym dalej Uczestnikami - w imprezie Łódzki Port Gier, określanej dalej Imprezą lub w skrócie - ŁPG.

 

I. Postanowienia ogólne.

 

1. Organizatorami Wypożyczalni Gier są:

-       Stowarzyszenie Miłośników Erpegów i Fantastyki z siedzibą w Łodzi przy ul. Romualda

Traugutta 18 lok. 32, zwane dalej Organizatorem Obsługi

-       Firma Gandalf Sp. Z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Beskidzkiej 37, zwana dalej Podmiotem 1

-       Akademia Humanistyczno-Ekonomiczna z siedzibą w Łodzi przy ul. Sterlinga 26, zwana dalej Podmiotem 2, w siedzibie którego Impreza jest organizowana – adres miejsca Imprezy – Budynek G Akademii Humanistyczno-Ekonomicznej, Łódź ul. Rewolucji 1905r. 52, Patio. 

2.            Organizacją obsługi wypożyczania gier Uczestnikom w czasie ŁPG zajmują się Członkowie Stowarzyszenia lub upoważnione przez Władze Stowarzyszenia osoby, zwane dalej

Pracownikami Obsługi.

3.            Wypożyczalnia Gier dokonuje nieodpłatnie wypożyczenia gier - stanowiących własność Organizatora Obsługi lub udostępnionych mu przez inne osoby lub podmioty - wyłącznie w celu ich wykorzystania w czasie organizowanej przez Organizatora Obsługi imprezy Łódzki Port

Gier,  4. Regulamin Wypożyczalni dostępny jest w Rejestracji Wypożyczalni (więcej na ten temat w p. II Regulaminu), jak również na stronach internetowych Łódzkiego Portu Gier - http://www.portgier.info/ i/lub na oficjalnej stronie wydarzenia na FB - https://plpl.facebook.com/LodzkiPortGier .

5.  Organizator Obsługi zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z ważnych i uzasadnionych przyczyn, zarówno przed, jak i w trakcie trwania Imprezy. W takiej sytuacji nowa wersja Regulaminu lub aneks zmieniający istniejące lub wprowadzający nowe postanowienia zostaną wydrukowane i udostępnione Uczestnikom, a w razie potrzeby ogłoszone ustnie przez Pracowników Obsługi.

6.  Uczestnikiem Imprezy może być osoba pełnoletnia lub osoba małoletnia, z zastrzeżeniem, że małoletni do 12 roku życia mogą uczestniczyć w Imprezie tylko pod opieką przedstawiciela ustawowego lub innej upoważnionej osoby dorosłej i na jej wyłączną odpowiedzialność.

7.  Organizatorzy zapewniają uczestnikom bezpłatny udział w Imprezie.

8.  Osoba zainteresowana wzięciem udziału w Łódzkim Porcie Gier powinna zapoznać się z niniejszym Regulaminem - udział w Imprezie jest równoznaczny z akceptacją przez Uczestnika tego Regulaminu.

9.  Zgodnie z wymogami Ustawy z dn. 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych Organizator Obsługi informuje Uczestników, iż ich dane osobowe podawane przy zarejestrowaniu się na Łódzkim Porcie Gier w celu wypożyczania gier będą przechowywane i przetwarzane przez Organizatora Obsługi na podstawie wyrażonej dobrowolnie przez Uczestników zgody, wyłącznie w związku z wykonaniem postanowień niniejszego Regulaminu i wyłącznie w celu krótkotrwałego użycia w czasie trwania Imprezy. Po jej zakończeniu – z zastrzeżeniem punktu 12 – są usuwane i nie są dalej przetwarzane.

10.        Administratorem danych osobowych zebranych w trakcie Imprezy jest Organizator Obsługi, a po jej zakończeniu zebrane wszelkie dane zapisane (w zamkniętym systemie informatycznym lub na trwałym nośniku) zostaną usunięte i nie będą dalej przez Organizatora Obsługi– z zastrzeżeniem punktu 12 –  w żaden sposób wykorzystywane, przetwarzane lub udostępniane.

11.        Każdy Uczestnik przyjmuje do wiadomości i akceptuje fakt, że wszelkie wydarzenia Imprezy - włączając wszystkie organizowane w trakcie jej trwania turnieje/konkursy - mogą być utrwalane metodą fotograficzną oraz audio/video, na co Uczestnik – biorąc w niej udział - wyraża zgodę. W szczególności Uczestnik w ramach utrwalania Imprezy zezwala także na utrwalanie w dowolnej formie i dowolną techniką jego wizerunku oraz wykorzystanie utworów i nośników, na których wizerunek utrwalono, w celach dokumentacyjnych, archiwalnych i promocyjnych Imprezy Łódzki Port Gier i jej Organizatorów. Uczestnik zgadza się również na publikację swego wizerunku na oficjalnej stronie Łódzkiego Portu Gier oraz na stronie Imprezy na Facebooku.  UWAGA!

Może się zdarzyć, że Uczestnik Portu Gier z jakiś względów nie chciałby, aby jego wizerunek (chodzi o wyraźne zdjęcie, na którym dana osoba jest na głównym planie lub uchwycona w sposób pozwalający na jej identyfikację, a nie np. fotografie mało wyraźne, gdzie Uczestnik jest jedną z wielu osób w sali z grami) znalazł się na którymś ze zdjęć umieszczonych na stronie Organizatorów, profilu Imprezy na Facebooku itp. Jednakże w takiej sytuacji powinien od razu zgłosić to Pracownikowi Obsługi, który zamierza wykonać fotografię (wówczas zdjęcie graczy uczestniczących w rozgrywce zostanie wykonane w taki sposób, żeby wizerunek Uczestnika  się na nim nie znalazł) – jeśli tego nie zrobi, to zakładamy, że nie ma nic przeciwko temu, aby zdjęcie z jego wizerunkiem znalazło się później w galerii fotografii z Imprezy. 

12.        Wszystkie wypożyczane gry są co do zasady nieuszkodzone i kompletne. W czasie maximum do 2 tygodni od zakończenia Łódzkiego Portu Gier członkowie Organizatora Obsługi dokonują Inwentaryzacji - sprawdzają stan gier wypożyczanych w trakcie Imprezy  pod kątem, kompletności poszczególnych składników, braku uszkodzeń itp.  W razie stwierdzenia czegoś takiego, w szczególności gdy stan i zawartość gry odbiega od tego, w jakim grę wypożyczono Uczestnikowi, Organizator skontaktuje się z nim celem wyjaśnienia zaistniałej sytuacji – wówczas zebrane dane osobowe Uczestnika będą nadal wykorzystywane i przetwarzane, aż do całkowitego załatwienia sprawy – i wówczas dane Uczestnika zostaną usunięte.

 

II. Zasady wypożyczania gier.

 

Całość procesu wypożyczania odbywa się przy trzech stanowiskach:

O   Punkt Rejestracji,   O   Stoły z Grami,   O   Wypożyczalnia

Organizacją wypożyczania gier uczestnikom Imprezy zajmują się nieodpłatnie członkowie Organizatora Obsługi oraz upoważnione przez niego osoby, które w dalszej części niniejszego Regulaminu nazwane są Pracownikami Obsługi.

 

1.            W czasie Imprezy wypożyczać gry mogą wszystkie osoby, które na podstawie ważnego dokumentu tożsamości (do wglądu) ze zdjęciem otrzymają Numer Gracza w Punkcie Rejestracji lub Wypożyczalni.

2.            W celu wypożyczenia Uczestnik wybiera którąś z gier wystawionych na Stołach z Grami i kieruje się do Wypożyczalni, gdzie Pracownik Obsługi rejestruje w systemie informatycznym Numer Gracza, godzinę wypożyczenia i nazwę wypożyczonej gry, a następnie wydaje ją Uczestnikowi, który od tej chwili może korzystać z wypożyczonej gry w miejscu Imprezy. 

3.            Gdy Uczestnik skończy grać w pożyczoną wcześniej grę, obowiązany jest oddać ją z powrotem do Wypożyczalni, gdzie Pracownik Obsługi rejestruje godzinę zwrotu gry. Następnie Uczestnik korzystając z wydanego mu Numeru Gracza może – w sposób opisany w p. 2 – wypożyczyć kolejną grę.

4.            Numer Gracza przypisany jest do jednej osoby na czas trwania całej imprezy (tj. na sobotę i niedzielę). 

5.            Uczestnik może wypożyczyć jednorazowo maksymalnie – 1 Dużą lub 2 Małe Gry. Za Dużą Grę uważa się zarówno grę w dużym pudełku, jak i grę o mniejszych gabarytach, w przypadku której rozgrywka trwa zwykle powyżej godziny.

6.            Uczestnik przy wypożyczeniu zobowiązany jest sprawdzić stan wypożyczanej gry. Jeżeli stan gry budzi wątpliwości, przed przystąpieniem do rozgrywki Uczestnik powinien zgłosić ten fakt Pracownikowi Obsługi. W innym przypadku Pracownik Obsługi zakłada, że gra jest w stanie ogólnym dobrym i kompletnym. 

7.            Grę należy oddać w stanie nie gorszym, niż się wypożyczyło, a w szczególności Uczestnik obowiązany jest po zakończeniu rozgrywki umieścić wszystkie elementy gry z powrotem w pudełku od niej we właściwy sposób i z należytą starannością, a przed zrobieniem tego sprawdzić, czy któreś z komponentów przypadkiem nie spadły pod stół (to częsta przyczyna

„ginięcia” żetonów, znaczników itp.). Poszczególne żetony, kostki, pionki itd. należy umieścić w odpowiadających im w pudełku miejscach, określone typy pionków, żetonów w osobnych foliowych torebkach itp. (niedopuszczalne jest wrzucanie do pudełka elementów do gry „luzem”!), tak aby następni Uczestnicy mogli wypożyczyć grę i od razu w nią grać. 

8.            Wypożyczonych przez Organizatora Obsługi gier nie wolno wynosić poza teren Imprezy - można w nie grać wyłącznie w miejscu, w którym ŁPG się odbywa. Oznacza to, że gry wypożyczamy tylko w ramach jednego dnia Imprezy - nie można wypożyczyć gry w sobotę, a oddać w niedzielę.

9.            Pracownicy Obsługi mają prawo - w uzasadnionych przypadkach - żądać zwrotu gry przed upływem regulaminowego terminu zwrotu lub w chwili wypożyczenia zastrzec wcześniejszy termin zwrotu.

10.        Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za zgubienie wypożyczonej gry oraz wszelkie jej uszkodzenia stwierdzone podczas zwrotu lub późniejszej Inwentaryzacji (brak jakichkolwiek elementów gry, uszkodzenia mechaniczne, itp.), nie stwierdzone przez Wypożyczającego Uczestnika tuż po wypożyczeniu.

11.        W przypadku zgubienia, uszkodzenia lub braku elementów gry Uczestnik zobowiązany jest, po uzgodnieniu z Pracownikiem Wypożyczalni, do: a) pokrycia kosztów naprawy uszkodzonej gry lub

b)  pokrycia kosztów zakupu brakujących elementów (łącznie z kosztami przesyłki) jeżeli zakup brakujących elementów jest możliwy lub

c)  kupienia takiej samej, nowej gry (Organizator dopuszcza możliwość kupienia używanej gry na jakimś portalu aukcyjnym czy od osoby prywatnej itp. jeśli gra jest kompletna i w miarę w dobrym stanie) i przekazania jej Organizatorowi Obsługi lub

d)  odkupienia uszkodzonego egzemplarza gry po cenie rynkowej.

Uczestnik równocześnie zobowiązuje się do wykonania jednego z ww. działań w terminie do 14 dni kalendarzowych, a w szczególnych przypadkach – w terminie uzgodnionym z Organizatorem Obsługi.

12. W sprawach kwestyjnych związanych z wypożyczaniem gier w czasie Imprezy, które w postanowieniach niniejszego Regulaminu byłyby niedoprecyzowane, ostateczną decyzję podejmuje Pracownik Obsługi.

 

 

 

III. Postanowienia końcowe

 

1.            Organizatorem ŁPG jest Stowarzyszenie, ale sama Impreza odbywa się na terenie Szkół Edukacji Innowacyjnej przy ul. Rewolucji 1905r. 52, dlatego Uczestnicy obowiązani są do użytkowania pomieszczeń i ich wyposażenia w odpowiedni sposób. W razie zaobserwowania u innych uczestników Imprezy zachowań odbiegających od ogólnie przyjętych norm, Uczestnik powinien powiadomić o tym fakcie Pracowników Obsługi.

2.            W razie wystąpienia jakichkolwiek nieprzewidzianych sytuacji, problemów z grami itp. należy je zgłaszać Pracownikom Obsługi.

3.            Na terenie Imprezy Uczestnikom zabrania się wnoszenia i spożywania jakichkolwiek napojów alkoholowych i innych zakazanych substancji oraz palenia papierosów lub innych wyrobów tytoniowych (w tym także papierosów elektronicznych). W razie spożywania pokarmów i płynów w trakcie gry należy zadbać o to, by nie uszkodzić nimi elementów wypożyczonych gier. 

4.            W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

5.            Wszelkie spory wynikłe z tytułu wykonania zobowiązań związanych z działalnością Wypożyczalni będą rozstrzygane przez sąd powszechny. 

 

 

 

 

 

 

 

INFORMACJA ADMIMISTRATORA DANYCH OSOBOWYCH DLA UCZESTNIKA IMPREZY ŁÓDZKI PORT GIER

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO) informujemy, iż:

1)           administratorem Pani/Pana danych osobowych  jest Stowarzyszenie Miłośników Erpegów i Fantastyki z siedzibą w Łodzi pod adresem 90-113 Łódź, ul. Traugutta 18 lok. 302, zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem 0000241615, zwane dalej Stowarzyszeniem . Kontakt z administratorem jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail smf.lodz@gmail.com lub pisemnie na wskazany wyżej adres siedziby administratora.

We wszystkich sprawach z zakresu ochrony danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się również z wyznaczonym przez administratora Inspektorem Ochrony Danych. Taki kontakt może się odbyć za pośrednictwem adresu e-mail: saempire@toya.net.pl lub pisemnie na wskazany wyżej adres siedziby administratora - z dopiskiem "Dla Inspektora Ochrony Danych".

2)           Administrator przetwarza Pani/Pana dane wyłącznie w celu umożliwienia Pani/Panu uczestniczenia w organizowanej przez Organizatorów Imprezie Łódzki Port Gier. Przetwarzamy głównie dane niezbędne dla rejestracji i aktywnego uczestniczenia w

Imprezie polegającego na możliwości wypożyczania gier w trakcie trwania Imprezy w szczególności imię i nazwisko oraz telefon kontaktowy. Dane te zapisywane są w systemie informatycznym.

3)           Administrator jest typową organizacją non-profit i nie prowadzi działalności gospodarczej, w związku z czym nie przetwarzamy Pani/Pana danych osobowych w celach niezwiązanych z organizacją i obsługą Łódzkiego Portu Gier. Równocześnie  Organizatorzy Imprezy zamieszczają zdjęcia z niej na oficjalnej stronie internetowej Imprezy - http://www.portgier.info/  - oraz na oficjalnej stronie wydarzenia na FB - https://pl-pl.facebook.com/LodzkiPortGier . Zdjęcia te umieszczane są wyłącznie w celach archiwizacyjnych dokumentujących historyczną działalność Administratora i realizację jego celów statutowych (np. organizowane przez niego imprezy). 

4)           Nie przetwarzamy danych genetycznych, ani dotyczących zdrowia Użytkowników, a w odniesieniu do treści zamieszczonych punkcie 3 niniejszej Informacji dla Użytkownika Administrator oświadcza również, że Pani/Pana dane nie są przez niego udostępniane innym podmiotom, zarówno krajowym, jak i zagranicznym; 

5)           Pozyskane w trakcie Łódzkiego Portu Gier Pani/Pana dane osobowe są przechowywane i przetwarzane przez cały czas uczestnictwa w tej Imprezie. 

6)           posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Jednakże cofnięcie zgody na przetwarzanie danych może być równoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa w Łódzkim Porcie Gier jako osoba aktywnie wypożyczająca gry..

7)           Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznacie Państwo, iż przetwarzanie przez nas danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) lub inne przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych;

8)           wszystkie posiadane dane zapisane w systemach informatycznych zabezpieczamy przed niepowołanym dostępem osób trzecich, natomiast – stosownie do postanowień P. I. 12. Regulaminu Wypożyczania Gier – po zakończeniu Imprezy i dokonaniu inwentaryzacji gier używanych w czasie jej trwania i zapisaniu danych statystycznych (dane statystyczne nie zawierają danych osobowych Uczestników Imprezy) dotyczących liczby Uczestników Imprezy, ilości wypożyczeń itp. dane osobowe Uczestników są usuwane.